hoe wordt de termijn van mijn aanmaning precies bewaakt

De klok loopt automatisch, jij vult alleen de datum in

Debiteurenkast bewaakt de termijn zelf, vanaf het moment dat je een brief verstuurt. Bij de veertiendagenbrief van artikel 6:96 lid 6 BW rekent het systeem de datum door waarop de wettelijke termijn afloopt, en bij een aanmaning of ingebrekestelling die je zelf een vervaldatum geeft, gebruikt het systeem die datum. Je hoeft dus niet in een agenda te zetten wanneer een brief "rijp" is voor de volgende stap — dat signaal komt vanzelf.

Wat jij wél blijft doen: bepalen of en wanneer je de volgende brief verstuurt. Het systeem laat zien dat een termijn is verstreken, maar stuurt niet automatisch een aanmaning na de herinnering. Dat is een bewuste keuze, want in welke volgorde stuur ik herinnering, aanmaning en ingebrekestelling is iets wat per dossier kan verschillen — soms is één extra week wachten verstandiger dan direct doorschakelen. Heb je meerdere klanten met openstaande facturen, dan is het overzicht juist bedoeld om in één keer te zien welke termijnen deze week aflopen; zie hoe volg ik meerdere klanten met openstaande facturen tegelijk.

Waarom de termijn per brief verschilt

De veertiendagenbrief van artikel 6:96 lid 6 BW heeft een vaste wettelijke termijn: pas na het verstrijken daarvan mogen incassokosten in rekening worden gebracht, en die berekening volgt uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Een herinnering of aanmaning kent die wettelijke termijn niet — daar bepaal jij zelf hoeveel dagen je geeft, en dat is de datum die het systeem vasthoudt. Twijfel je welke brief bij welk moment past, dan helpt het overzicht van in welke volgorde stuur ik herinnering, aanmaning en ingebrekestelling om te zien welke stap volgt op welke.

---

Bronnen

• Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikel 96: wetten.overheid.nl/BWBR0005289
• Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten: wetten.overheid.nl/BWBR0031432