klant reageert niet op mijn facturen en mails, wat nu

Stilte is geen reden om te wachten met de volgende brief

Als een klant niet reageert op facturen en mails, is de volgende stap gewoon dezelfde volgorde die je bij elke wanbetaler aanhoudt: herinnering, dan aanmaning, dan ingebrekestelling. Stilte verandert die volgorde niet en versnelt hem ook niet vanzelf. Wat wel telt, is of de eerdere brief een termijn had en of die termijn is verstreken. Is dat zo, dan mag je door naar de volgende brief — los van de vraag of de klant iets heeft laten weten.

Praktisch betekent dit: check eerst welke brief deze klant al heeft gehad, zodat je niet per ongeluk een stap herhaalt of overslaat. Bij zakelijke klanten is er geen wettelijke verplichting tot een veertiendagenbrief zoals bij een consument — dat onderscheid is relevant, want als je hier per abuis een consumentregel toepast, kost dat tijd. Twijfel je aan de status van deze klant, dan is dat een apart punt om te checken, zie maakt het uit of mijn klant een consument of een bedrijf is. Reageert de klant na de ingebrekestelling nog steeds niet en is de termijn daarvan ook verstreken, dan zit het traject qua brieven op dit platform aan het einde: het dossier is dan rijp om over te dragen aan een incassopartner of deurwaarder, als je verder wilt.

Grondslag: artikel 6:96 BW en de staffel uit het Besluit

De opbouw herinnering – aanmaning – ingebrekestelling volgt uit artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6, dat regelt wanneer buitengerechtelijke incassokosten in rekening gebracht mogen worden, en uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, dat de hoogte van die kosten vastlegt via een staffel. Beide regelingen koppelen de kosten aan het verstrijken van een termijn in een eerdere brief, niet aan de vraag of de klant heeft gereageerd. Bij zakelijke klanten geldt geen wettelijke verplichting tot de veertiendagenbrief; die geldt alleen voor consumenten. Wil je precies weten welke brief in welke volgorde komt en welke termijn daarbij hoort, dan staat dat uitgewerkt in welke stappen bij wanbetaling.