mag ik incassokosten rekenen zonder dat ik eerst een brief heb gestuurd

Zonder aanmaning geen incassokosten bij zakelijke klant

Nee, dat mag niet. Bij een zakelijke klant is een aanmaning niet zomaar een formaliteit die je achteraf nog kunt repareren: het is de voorwaarde die maakt dat de schuldenaar in verzuim raakt, en pas na dat verzuim ontstaat het recht op vergoeding van incassokosten. Stuur je die brief niet, dan is er geen verzuim, en zonder verzuim geen kostenvergoeding. Dit geldt onafhankelijk van de vraag hoeveel je zou mogen rekenen — die vraag komt pas aan de orde als aan deze voorwaarde is voldaan.

Let op het verschil met rente: voor de datum vanaf wanneer rente mag lopen geldt een ander regime dan voor incassokosten. Rente op een zakelijke transactie kan bij het verstrijken van een betalingstermijn ontstaan zonder dat daar een aanmaning voor nodig is; incassokosten juist niet. Heb je toch al kosten in rekening gebracht zonder dat er een aanmaning aan voorafging, dan is dat een aparte vraag met een eigen antwoord — zie incassokosten die al in rekening zijn gebracht zonder aanmaning. De hoogte van het bedrag dat je mag rekenen zodra er wél rechtsgeldig is aangemaand, staat los hiervan; zie daarvoor hoeveel incassokosten je in rekening mag brengen.

Verzuim als voorwaarde in artikel 6:96 BW

Artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6 koppelt de vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten aan de eis dat de schuldenaar in verzuim is en dat hij is aangemaand of in gebreke is gesteld met een termijn om alsnog te betalen. Zonder die aanmaning is er geen verzuim in de zin van dit artikel, en zonder verzuim ontstaat de aanspraak op de vergoeding niet. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten regelt vervolgens alleen de hoogte van die vergoeding — de staffel — en werkt dus pas ná de stap die artikel 6:96 vereist, niet in plaats daarvan.