moet ik de incassokosten meenemen in het bedrag van de volgende aanmaning

Incassokosten horen niet in de aanmaning zelf

Nee, in de aanmaning zelf reken je nog geen incassokosten. Bij een zakelijke klant (B2B) is er geen verplichte veertiendagenbrief zoals bij consumenten, maar de systematiek van verzuim blijft leidend: pas als de schuldenaar in verzuim is — na het verstrijken van de betalingstermijn, of na een aanmaning die alsnog een redelijke termijn stelt — ontstaat er ruimte om kosten te vorderen. De aanmaning is het moment waarop je de klant nog een laatste kans geeft om zonder extra kosten te betalen. Zet je de incassokosten daar al bij op, dan loop je feitelijk op de zaak vooruit.

Wat je in de aanmaning wél kunt doen, is aankondigen dat er bij niet-betaling binnen de gestelde termijn kosten en rente bijkomen. Dat is aankondigen, geen optellen. Pas in de brief die volgt — de ingebrekestelling, of het vervolg daarop — kun je de daadwerkelijke incassokosten in het bedrag verwerken, uitgerekend volgens de wettelijke staffel. Hoe die berekening precies werkt, staat uitgelegd bij hoe het bedrag aan incassokosten wordt opgebouwd. Let er daarbij op dat je niet zomaar een hoger bedrag rekent dan die staffel toestaat; wat daarvoor de grens is, staat bij mag ik meer incassokosten rekenen dan de wettelijke staffel.

Waarom dit uit het verzuimregime volgt

Dit volgt uit de artikelen 6:81 tot en met 6:83 van het Burgerlijk Wetboek: kosten die aan verzuim verbonden zijn, kunnen pas verschuldigd worden vanaf het moment dat verzuim daadwerkelijk is ingetreden. Zolang de schuldenaar nog binnen de in de aanmaning gestelde termijn kan betalen, is dat moment nog niet bereikt. Richtlijn 2011/7/EU, de bron van de handelsrente en de vaste vergoeding van 40 euro bij handelstransacties, komt pas in beeld na het intreden van de betalingsachterstand — niet als dreigement in de brief die de laatste kans biedt.