ik heb meerdere klanten die niet betalen, hoe hou ik dat allemaal bij

Elk dossier loopt op zijn eigen klok

Elke wanbetalende klant is een apart dossier, met een eigen veertiendagenbrief, een eigen termijn en een eigen berekening op basis van artikel 96 van Boek 6 BW. Er is geen gezamenlijke klok die voor al je klanten tegelijk loopt. Dat betekent dat je per klant moet bijhouden: wanneer is de veertiendagenbrief verstuurd, wanneer verloopt die termijn, en welk bedrag aan incassokosten volgens de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten hoort bij de hoofdsom van die specifieke factuur. Twee klanten met een gelijk factuurbedrag kunnen dus toch op een verschillende datum in de volgende fase komen, simpelweg omdat de ene brief een dag later is verstuurd dan de andere.

Wat wél samen loopt, is de manier van werken: dezelfde stappen, dezelfde controles, per klant herhaald. Heeft één klant meerdere openstaande facturen, dan is dat een net iets andere vraag dan meerdere klanten met elk één factuur — lees daarvoor wat er verandert als een klant meerdere facturen open heeft staan. En omdat de bewijslast dat een brief is aangekomen per verzending telt, niet per klant in het algemeen, is het raadzaam om ook dat per dossier vast te leggen; zie hoe je aantoont dat een aanmaning is ontvangen.

Waarom dit uit artikel 96 volgt

Artikel 96 van Boek 6 BW koppelt het recht op incassokosten aan de veertiendagenbrief die ná het intreden van verzuim bij die ene vordering is verstuurd, en de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten wordt berekend over de hoofdsom van die vordering. Beide zijn dus gebonden aan de individuele factuur en de individuele klant, niet aan een verzameling van dossiers — vandaar dat er geen collectieve termijn of collectief bedrag bestaat dat over meerdere wanbetalers heen loopt.