krijg ik een melding als de termijn van mijn brief bijna om is

De klok binnen het traject bewaakt uw termijn, niet uw postvak

Ja, dat signaal krijgt u — maar dan wel binnen het traject zelf, niet als losse melding buiten het systeem om. De klok die debiteurenkast.nl bijhoudt, loopt per brief: de herinnering, de aanmaning, de ingebrekestelling of de veertiendagenbrief hebben allemaal hun eigen termijn, en die termijn wordt bewaakt tot de betaling binnen is of tot u het dossier overdraagt. Dat bewaken betekent dat u ziet wanneer een termijn afloopt en wat de volgende stap in de rij is — niet dat wij die stap voor u zetten.

Wat er ná het aflopen van de termijn gebeurt, bepaalt u zelf. Bij een zakelijke debiteur is er geen wettelijke verplichting om een vaste wachttijd aan te houden zoals bij de veertiendagenbrief voor consumenten; u kunt na het verstrijken van de termijn dus zelf beslissen of u doorpakt met de volgende brief, een betalingsregeling aanbiedt, of het dossier klaarmaakt voor overdracht naar een incassopartner. Dat is een bewuste keuze, geen automatisme — het platform rekent de termijn uit en signaleert dat hij om is, maar neemt niet de beslissing die daarna komt.

Waarom de termijn per brief verschilt: artikel 6:96 BW

De termijn die gemonitord wordt, volgt uit het traject van brieven dat artikel 6:96 van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek voorschrijft voordat incassokosten in rekening mogen worden gebracht. Elke brief in dat traject heeft een eigen functie en dus een eigen termijn: de aanmaning geeft de laatste kans om zonder extra kosten te betalen, de ingebrekestelling markeert het moment waarop de wettelijke rente gaat lopen. Omdat die termijnen verschillend zijn en per dossier kunnen opschuiven — bijvoorbeeld als u een betalingsregeling toestaat — is het signaal aan de brief gekoppeld, niet aan een vaste kalenderdatum die los van het dossier bestaat.