maakt het verschil voor het vervolg welke brief ik nu verstuur

De brief die je stuurt bepaalt het vervolgtraject

Ja, dat maakt verschil. Welke brief je nu stuurt, bepaalt welke stap er daarna volgt en welke termijn er gaat lopen. Een herinnering en een aanmaning zijn geen synoniemen: ze zetten een ander traject in werking, met een andere rol richting de incassokosten van artikel 6:96 BW en een andere positie voor het moment van verzuim.

Kies je nu een vrijblijvende herinnering, dan gebeurt er juridisch nog niets: er start geen termijn die naar kosten toe werkt, en de klant is er nog niet officieel door in verzuim. Kies je een aanmaning met een harde datum, dan geldt die datum als de laatste kans voordat je naar de volgende stap mag — vaak de ingebrekestelling. Het verschil tussen deze twee brieven, en wat ze voor het vervolg betekenen, staat uitgewerkt in het verschil tussen een herinnering en een aanmaning. Bij een zakelijke klant mag je trouwens ook een stap overslaan als je dat nodig vindt; of dat verstandig is voor jouw dossier, hangt af van de zaak, maar het antwoord op de vraag of het mag staat bij moet ik altijd eerst een herinnering sturen of mag het sneller.

Waarom dit uit artikel 6:96 en de verzuimregeling volgt

Dit volgt uit de opbouw van artikel 6:96 lid 6 BW: pas na een aanmaning die aan de eisen voldoet, mag er een bedrag aan incassokosten bij de vordering komen, berekend volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Een brief die niet aan die eisen voldoet, telt dus niet mee als startpunt van dat traject — ook al is hij verstuurd. Daarom is het niet alleen een kwestie van toon of stijl welke brief je kiest, maar een keuze die bepaalt of, en wanneer, je klant officieel in verzuim is en of de kosten die daarna volgen ook echt verhaalbaar zijn.