heb ik genoeg brieven en termijnen doorlopen om dit dossier over te dragen

Wettelijk klaar is niet hetzelfde als klaar om over te dragen

Je dossier is wettelijk compleet zodra de veertiendagenbrief van artikel 6:96 lid 6 BW is verstuurd en de daarin genoemde termijn is verstreken zonder betaling. Dat is het punt waarop de incassokosten volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten mogen worden gerekend, en het is ook het punt waarop een incassobureau of deurwaarder verder kan zonder dat er nog een verplichte stap ontbreekt. Alles wat je daarna nog doet — een aanmaning, een extra herinnering — is aanvulling, geen wettelijke voorwaarde meer.

Of het dossier ook praktisch klaar is om over te dragen, is een andere vraag. Een incassopartner of deurwaarder wil naast de brief met termijn ook de onderliggende feiten: de factuur, de overeenkomst of opdrachtbevestiging, en het bewijs dat de veertiendagenbrief daadwerkelijk is aangekomen. Zonder dat bewijs is de gevorderde incassovergoeding namelijk aanvechtbaar. Welke stukken dat precies zijn en hoe je ze verzamelt, staat beschreven in wat je moet aanleveren bij overdracht aan een incassopartner. Pas als die stukken er zijn, is het dossier niet alleen wettelijk maar ook administratief overdraagbaar.

Waar dat uit volgt: artikel 6:96 lid 6 BW en de staffel

Artikel 6:96 lid 6 BW bepaalt dat bij een handelsrelatie tussen ondernemingen de incassokosten pas verschuldigd zijn na het verstrijken van de termijn die in de aanmaning is gesteld — de veertiendagenbrief is bij B2B dus niet verplicht zoals bij consumenten, maar de gestelde termijn moet wel zijn verlopen. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten geeft de staffel waarmee het bedrag wordt berekend. Zodra die termijn voorbij is, is er juridisch niets meer dat overdracht tegenhoudt; wat overblijft is de vraag of je alle benodigde stukken hebt verzameld zodat de volgende partij niet zelf nog bewijs moet gaan zoeken.