Hoe schrijf ik een betalingsherinnering die werkt?

Duidelijke datum en bedrag werken beter dan een dwingende toon

Een herinnering werkt het best als hij feitelijk is: welk factuurnummer, welk bedrag, welke vervaldatum, en wat de klant nu moet doen. Geen dreigende taal, geen juridische zwaargewicht-formuleringen — die horen bij een latere fase. De herinnering is nog een service-achtig bericht: "we merken dat deze nog openstaat." Dat sluit ook aan bij hoe het BW de zaak indeelt: op dit moment is er meestal nog geen sprake van verzuim in de zin van artikel 6:81 BW, want daarvoor is doorgaans eerst een aanmaning nodig met een redelijke termijn. De herinnering ís niet die aanmaning; hij gaat er vaak aan vooraf. Het verschil tussen de twee — en waarom dat verschil in de brief zelf al zichtbaar moet zijn — staat uitgewerkt op de pagina over het verschil tussen een herinnering en een aanmaning.

Wat een herinnering effectief maakt is vooral herkenbaarheid: dezelfde referentie als op de factuur, een duidelijk betaalkenmerk, en een concrete uiterste datum in plaats van "zo spoedig mogelijk." Vermijd op dit moment al het noemen van incassokosten of de vergoeding van 40 euro uit Richtlijn 2011/7/EU — die vergoeding hoort bij een latere fase, wanneer je klant daadwerkelijk in verzuim is. Een herinnering die al met bedragen en dreigingen strooit, verliest geloofwaardigheid en maakt het lastiger om later, als het wél nodig is, een aanmaning met gezag te versturen. Twijfel je in welke fase je precies zit en welke brief daarbij past, dan helpt de uitleg over welke brief bij welke fase van het traject hoort.

Waar de scheiding tussen herinnering en verzuim vandaan komt

Artikel 6:82 BW bepaalt dat verzuim intreedt na een aanmaning met een redelijke termijn voor nakoming, of — in bepaalde gevallen — zonder aanmaning volgens artikel 6:83 BW. De herinnering die daaraan voorafgaat, is geen wettelijk gedefinieerde stap; het is de praktische, vrijblijvende eerste stap die ondernemers zelf kiezen. Pas vanaf het moment van verzuim ontstaat, op grond van Richtlijn 2011/7/EU, ruimte voor wettelijke handelsrente en de vaste vergoeding van 40 euro.