moet mijn klant nog incassokosten betalen als hij na de aanmaning snel alsnog betaalt

Nee, snel betalen na aanmaning haalt de kosten niet weg

Nee. Bij een zakelijke klant is het aanknopingspunt niet "betaalt hij snel na de aanmaning", maar het moment waarop hij in verzuim raakt volgens artikel 6:82 en 6:83 BW. Zodra de betaaltermijn is verstreken (of, bij het ontbreken van een termijn, zodra de aanmaning die termijn stelt en die termijn ook verstrijkt), is het verzuim een feit. Vanaf dat moment zijn zowel de handelsrente als de vergoeding van 40 euro uit Richtlijn 2011/7/EU verschuldigd, en dat blijft zo — ook als de klant een dag later alsnog betaalt.

Het verzuim is dus geen waarschuwing die je ongedaan kunt maken door toch nog te betalen; het is een juridisch feit dat op een vast moment intreedt en intreedt. Waar je wél op moet letten is de datum: als de klant betaalt vóórdat de aanmaningstermijn is verstreken, is er nog geen verzuim en dus ook geen recht op de vergoeding. Betaalt hij pas erna, dan staat de vergoeding vast, ook als het om een paar dagen gaat. Hoe je die 40 euro precies mag toepassen, staat uitgewerkt in wanneer je de vergoeding van veertig euro in rekening mag brengen.

Waar dit uit volgt: artikel 6:82 en 6:83 BW

De kern zit in artikel 6:82 BW: verzuim treedt in na een aanmaning met een redelijke termijn die ongebruikt verstrijkt, of — in de gevallen van artikel 6:83 BW — zelfs zonder aanmaning, bijvoorbeeld als er een fatale betaaltermijn is afgesproken. Zodra dat moment is gepasseerd, is er geen weg terug: de rente en de vergoeding zijn dan verschuldigd, ongeacht hoe snel de klant daarna alsnog over de brug komt. Richtlijn 2011/7/EU bepaalt vervolgens dat die vergoeding van 40 euro los staat van de daadwerkelijke incassokosten die je hebt gemaakt — het is een vast bedrag dat aan het verzuim vastzit, niet aan de duur ervan. Hoe die rente vanaf dat verzuimmoment precies wordt opgebouwd, lees je bij hoe de wettelijke rente over een openstaande factuur wordt berekend.