mag ik bij verschillende klanten een ander incassotraject volgen

Elk dossier volgt zijn eigen route

Ja, dat mag. De wet koppelt het traject aan de factuur en de schuldenaar, niet aan de ondernemer als geheel. Voor klant A kun je bij een verlopen betaaltermijn direct de veertiendagenbrief van artikel 6:96 BW versturen, terwijl klant B nog een informele herinnering krijgt en klant C meteen naar de ingebrekestelling gaat. Er is geen regel die dwingt tot een uniform beleid over al je klanten heen.

Wat wel gelijk moet blijven, is de toepassing binnen één dossier: de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten werkt met vaste percentages over de hoofdsom, en die reken je consequent uit voor de openstaande factuur waar het om gaat. Heeft die klant meerdere facturen open staan, dan is het verstandig om per factuur te bekijken of je ze samen of apart behandelt — dat raakt de hoogte van de incassokosten. En als het traject al loopt en er komt een reactie die de factuur ter discussie stelt, verandert dat niets aan de vrijheid om voor een andere klant een ander tempo te volgen; hoe je daarmee omgaat staat los, zie mijn klant zegt dat de factuur niet klopt, wat doe ik dan?.

Waar dat in de wet ondersteund wordt

Artikel 6:96 BW stelt als voorwaarde dat er, voordat kosten in rekening mogen worden gebracht, een aanmaning is verstuurd die de schuldenaar op de gevolgen van niet-betalen wijst en hem een termijn van veertien dagen geeft. Dat artikel gaat over de individuele vordering en de individuele schuldenaar — het bevat geen bepaling die verplicht tot een vast, voor alle klanten identiek stramien. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten werkt hetzelfde: de staffel rekent per hoofdsom, niet per ondernemer. Daarmee is er ruimte om per klant een eigen tempo en een eigen volgorde van brieven te kiezen, zolang de veertiendagenbrief er is voordat kosten worden berekend.