wat moet ik allemaal aanleveren om een aanmaningstraject te beginnen

Vier gegevens vormen de basis van elk dossier

Om te starten heb je de factuurgegevens, de betalingstermijn, de bevestiging dat de factuur opeisbaar is en het verzuimmoment nodig. Concreet: factuurnummer, factuurdatum, bedrag, en de betalingstermijn zoals die op de factuur of in de overeenkomst staat. Zonder een vastgestelde termijn kun je niet bepalen wanneer verzuim intreedt, en dat is precies het moment dat bepalend is volgens artikel 6:81 BW — pas dan mag er een vervolgstap komen.

Daarnaast heb je bewijs van aflevering of dienstverlening nodig, en idealiter een overzicht van eerder verstuurde herinneringen. Dat laatste is niet wettelijk verplicht om te beginnen, maar wel relevant: als je niet meer weet welke brief al is verstuurd, loop je het risico een stap te herhalen of over te slaan. Wie dat kwijt is, kan dat nakijken via dit overzicht van verstuurde brieven per klant. Heb je meerdere openstaande dossiers, dan is het raadzaam om per klant te weten in welke fase het traject staat — daarvoor is er een statusoverzicht per debiteur. Ontbreekt een van de basisgegevens, zoals een schriftelijke bevestiging van de leverdatum, dan kun je die vaak reconstrueren uit e-mailverkeer of een pakbon; een harde eis is dat niet, mits de opeisbaarheid op een andere manier aantoonbaar is.

Verzuim (art. 6:81-83 BW) en de vergoeding uit Richtlijn 2011/7/EU

De gegevens die je aanlevert, dienen om twee dingen vast te stellen: het moment van verzuim en de grondslag voor rente en kosten. Artikel 6:81 BW koppelt verzuim aan het verstrijken van de overeengekomen of wettelijke termijn, en artikel 6:83 BW noemt de gevallen waarin verzuim direct intreedt, zonder ingebrekestelling. Bij handelstransacties tussen bedrijven komt daar de grondslag uit Richtlijn 2011/7/EU bij: die regelt de wettelijke handelsrente en de vaste vergoeding van 40 euro die vanaf het intreden van verzuim verschuldigd kan zijn. Beide bronnen vereisen dus in de eerste plaats een sluitende reconstructie van data — besteldatum, leverdatum, factuurdatum, vervaldatum — en die reconstructie is het eerste dat het platform uit de aangeleverde gegevens opbouwt.