moet ik de incassokosten berekenen inclusief of exclusief btw

Incassokosten reken je over het factuurbedrag inclusief btw

Bij een handelstransactie tussen bedrijven ga je uit van het openstaande bedrag zoals dat op de factuur staat, en dat is het bedrag inclusief btw. De staffel die de vergoeding voor incassokosten bepaalt, werkt met de hoofdsom van de vordering — en die hoofdsom is nu eenmaal het bedrag dat de klant je schuldig is, btw en al. Er wordt dus niet eerst de btw eraf gehaald om daarna pas het percentage uit de staffel toe te passen.

Dit is een ander punt dan de vraag of je überhaupt incassokosten mag rekenen, of hoeveel dat dan precies is. Hoe het bedrag aan incassokosten precies wordt berekend staat elders uitgewerkt; hier gaat het puur om de grondslag — het bedrag waarover je rekent. Diezelfde grondslag, het openstaande bedrag inclusief btw, gebruik je trouwens ook als je uitzoekt hoeveel handelsrente je een zakelijke klant mag rekenen: ook daar is het uitgangspunt de hoofdsom zoals gefactureerd, niet het bedrag na aftrek van btw.

Waar dit uit volgt: verzuim en de vordering als geheel

De wet knoopt de incassokosten en de rente aan het verzuim van de schuldenaar, geregeld in de artikelen 81 tot en met 83 van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek. Verzuim ontstaat over de vordering die openstaat — en die vordering is het volledige factuurbedrag, inclusief btw, want dat is het bedrag dat de schuldenaar aan de schuldeiser moet betalen. Richtlijn 2011/7/EU, de bron van de handelsrente en van de vergoeding van 40 euro, spreekt eveneens over het verschuldigde bedrag zonder daar de btw uit te lichten. Er is met andere woorden geen bepaling die zegt dat je de btw apart moet behandelen; de gangbare lezing is dat de grondslag steeds het bruto factuurbedrag is.