mag ik een factuur alleen per mail versturen of moet het per post

Mail volstaat, mits je verzending kunt aantonen

Ja, een factuur mag per mail. De wet stelt geen vormvereiste aan de factuur zelf of aan de verzendwijze — artikel 6:96 BW gaat over de vergoeding van incassokosten en de veertiendagenbrief, niet over hoe je moet factureren. Post is dus niet verplicht.

Waar het wél om draait, is het moment vanaf waar je gaat rekenen: de vervaldatum bepaalt wanneer een factuur opeisbaar wordt, en latere stappen — herinnering, aanmaning, incassokosten — bouwen daarop voort. Als je klant straks beweert de mail nooit ontvangen te hebben, sta je zonder bewijs van verzending met een dossier waarin de eerste datum niet hard te maken is. Dat raakt niet de geldigheid van de factuur, maar wel de sterkte van je positie in de stappen die je daarna zet.

Bewijs van verzending, niet de wet, is het aandachtspunt

De achterliggende vraag is eigenlijk: kun je aantonen wanneer en dat je hebt verstuurd. Bij post is dat aantoonbaar met track-and-trace of aangetekend verzenden; bij mail met een leesbevestiging, een verzendlog uit je boekhoudpakket, of simpelweg de mail zelf plus het pakket waarmee hij verstuurd is. Geen van beide vormen is wettelijk verplicht — het gaat om wat jij kunt laten zien als het misgaat. Dat is dezelfde logica die terugkomt bij de brieven die volgen op een onbetaalde factuur: ook een aanmaning of ingebrekestelling per mail is geldig, zolang je kunt aantonen dat hij is aangekomen. Wie dat per debiteur wil bijhouden, kan dat het handigst in één overzicht per fase van het traject zetten, zodat verzenddatum en -methode niet los in een mailbox blijven staan.

Voor de rente en kosten die je eventueel later in rekening brengt, is de peildatum van de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten gekoppeld aan de vervaldatum van de factuur — niet aan de verzendwijze. Post of mail maakt voor die berekening dus geen verschil, zolang de verzending zelf aantoonbaar is.