ik heb te veel openstaande facturen en weet niet meer wie waar staat

Overzicht per debiteur, niet per losse brief

Bij veel openstaande facturen loop je vast op één ding: je hebt informatie op debiteurniveau nodig, maar bewaart die per brief of per e-mail. Dat werkt tot dossier vier, daarna niet meer. De oplossing is niet harder zoeken in je mailbox, maar een structuur waarin elke debiteur één status heeft: welke brief het laatst is verstuurd, welke termijn daarbij loopt en wat de volgende stap is als die termijn verstrijkt. Zonder die structuur ontdek je fouten pas als een klant belt, en dan is een termijn vaak al verlopen.

Praktisch betekent dit dat je per klant drie dingen wilt kunnen aflezen zonder te moeten zoeken: het bedrag inclusief de opgebouwde rente en incassokosten, de fase van het traject (herinnering, aanmaning, ingebrekestelling of de veertiendagenbrief), en de deadline die daarbij hoort. Wie dat voor tien klanten tegelijk moet bijhouden, heeft iets anders nodig dan een lijstje in Excel dat niet meerekent. Hoe je dat overzicht per debiteur inricht, staat uitgewerkt op de pagina over het overzicht van status per debiteur, en hoe je specifiek meerdere klanten tegelijk volgt zonder dossiers te verwarren op de pagina over meerdere debiteuren tegelijk volgen.

Waarom de staffel per factuur apart loopt

De onderbouwing zit in hoe de wet incassokosten en rente berekent: niet als vast percentage over je totale debiteurenportefeuille, maar per factuur, uitgerekend volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek als basis voor wanneer die kosten mogen worden berekend. Dat betekent dat elke factuur zijn eigen rekensom, eigen brief en eigen klok heeft — en dus dat overzicht per debiteur geen luxe is, maar een directe consequentie van hoe de staffel werkt. Meng je die klokken, dan reken je onbedoeld met de verkeerde datum of de verkeerde staffeltrede.