moet ik zelf ondertekenen of mag een medewerker de brief versturen

Geen wettelijke handtekeningplicht voor de ingebrekestelling

Er staat nergens in de wet dat de bestuurder zelf moet ondertekenen. De artikelen 81 tot en met 83 van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek regelen wanneer een schuldenaar in verzuim raakt door een ingebrekestelling — een schriftelijke aanmaning die een termijn stelt voor nakoming. Wie de brief namens het bedrijf verstuurt, staat daar niet in. Een medewerker, een financieel administrateur of een extern bureau mag de brief net zo goed versturen, zolang duidelijk is dat hij namens de schuldeiser (uw bedrijf) wordt gestuurd.

Waar het wél om gaat, is dat de brief namens de juiste partij verstuurd wordt en dat aantoonbaar is dat hij is aangekomen. Zet daarom de bedrijfsnaam en het KvK-nummer erboven, en laat de afzender helder zijn — een handtekening van "Crediteurenadministratie [bedrijfsnaam]" is net zo geldig als die van de directeur. Bewaar vooral het verzendbewijs; dat is bij een geschil belangrijker dan de vraag wie er ondertekende. Wat er inhoudelijk in de brief moet staan, inclusief de termijn en het bedrag, staat beschreven in wat moet er in een ingebrekestelling staan? Twijfelt u of dit al de juiste brief is voor de fase waarin u zit, dan helpt welke brief moet ik nu sturen, we zitten al een tijdje in dit traject om dat te bepalen.

Waarom dit uit de wet en de richtlijn volgt

De artikelen 81 tot en met 83 BW noemen alleen de inhoud en het doel van de ingebrekestelling — een schriftelijke aanmaning met een redelijke termijn — en niet wie moet tekenen. Ook Richtlijn 2011/7/EU, de bron van de handelsrente en de vaste vergoeding van 40 euro bij late betaling tussen bedrijven, stelt geen eisen aan de ondertekening. Beide regelingen kijken naar wat er in de brief staat en of de schuldenaar erop kan reageren, niet naar de functie van wie hem verstuurt.