mag ik een aanmaning per email versturen of moet dat per post

E-mail is geldig, mits u kunt bewijzen dat hij is aangekomen

Ja, een aanmaning per e-mail is in principe net zo geldig als een aanmaning per post. De wet stelt voor de aanmaning en de ingebrekestelling geen vormvereiste — geen verplichte brief op papier, geen handtekening, geen aangetekende verzending. Wat telt is dat de schuldenaar de mededeling heeft ontvangen en daaruit kan opmaken dat hij in verzuim raakt als hij niet op tijd betaalt. Dat mag dus per e-mail, mits u kunt aantonen dat het bericht is verzonden en — bij voorkeur — ook is aangekomen.

Het praktische verschil zit niet in de geldigheid, maar in het bewijs. Bij een brief per post met track & trace heeft u een verzendbewijs; bij e-mail heeft u in het beste geval een leesbevestiging, maar die vraagt de ontvanger vaak weg te klikken. Zonder bevestiging staat u bij een geschil zwakker: de klant kan zeggen dat de e-mail nooit is binnengekomen, in de spamfilter is beland, of naar een verkeerd adres is gestuurd. Dat risico speelt vooral bij de veertiendagenbrief en de ingebrekestelling, omdat daar een termijn aan vastzit die pas gaat lopen zodra de klant de brief kán hebben ontvangen. Wilt u zeker zijn welke datum dan als startpunt geldt, dan leest u vanaf welke dag u de veertien dagen telt. Veel partijen combineren daarom e-mail met een brief per post, of vragen om een korte ontvangstbevestiging per e-mail terug.

Waar dit uit volgt: artikel 6:96 BW

Artikel 6:96 lid 6 van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek eist voor de veertiendagenbrief dat de schuldenaar wordt "aangemaand" en dat hem een termijn van veertien dagen wordt gegeven — een specifiek verzendmedium wordt niet voorgeschreven. Ook bij de gewone ingebrekestelling, geregeld elders in Boek 6, gaat het om een mededeling waaruit de eis tot nakoming binnen een bepaalde termijn blijkt; hoe die mededeling wordt verzonden is niet wettelijk vastgelegd. Twijfelt u of e-mail in uw geval voldoende zeker is, dan is het goed om te weten wat er precies in zo'n ingebrekestelling moet staan — de inhoud is namelijk net zo belangrijk als het bewijs van verzending.