Wat is het verschil tussen een herinnering en een aanmaning?

Herinnering is een gebaar, aanmaning is een grens

Juridisch is er maar één knop die telt: het moment waarop uw klant "in verzuim" raakt, zoals bedoeld in artikel 6:82 BW. Een herinnering is daarvoor niet nodig — het is een vriendelijke duw, zonder rechtsgevolg. Een aanmaning is de brief die het verzuim daadwerkelijk laat intreden: u stelt een termijn voor nakoming, en als die termijn verstrijkt zonder betaling, is uw klant vanaf dat moment officieel in verzuim. Vanaf dat punt lopen de wettelijke handelsrente en de vergoeding van 40 euro uit Richtlijn 2011/7/EU, en pas dan mag u die kosten ook echt in rekening brengen.

Het verschil zit dus niet in toon of opmaak, maar in wat de brief juridisch doet. Een herinnering kunt u sturen zonder enige verplichting; een aanmaning moet een concrete termijn noemen, anders is er geen ijkpunt waarop het verzuim intreedt. Bij twijfel of uw klant al in verzuim is — bijvoorbeeld omdat er geen aanmaning is verstuurd maar wel een vervaldatum op de factuur stond — is dat een aparte vraag met een eigen antwoord, wanneer een klant precies in verzuim raakt. Wie in de praktijk niet zeker weet welke brief er nu aan de beurt is omdat het dossier al een tijdje loopt, vindt dat terug in het overzicht van welke brief bij welke fase past.

Waar dat verzuimmoment vandaan komt

De basis staat in de artikelen 6:81 tot en met 6:83 BW: verzuim treedt in na een ingebrekestelling met een redelijke termijn (6:82), behalve in de gevallen van 6:83, waarin verzuim direct intreedt — bijvoorbeeld bij een fatale termijn die al verstreken is. In de praktijk fungeert de aanmaning als die ingebrekestelling: de brief waarin u die termijn stelt. Zodra die termijn verstrijkt, geldt op grond van Richtlijn 2011/7/EU dat de wettelijke handelsrente gaat lopen en de vaste vergoeding van 40 euro verschuldigd wordt. Een herinnering speelt in die keten geen rol; ze staat er los van.