mag ik een aanmaning mailen of moet het per post

E-mail is toegestaan, mits u het bewijs regelt

Ja, een aanmaning per e-mail mag. Artikel 6:96 BW stelt geen vormvereiste aan de manier waarop een schuldenaar wordt aangemaand of in gebreke wordt gesteld. Er staat nergens dat het per post moet. Waar het wél om gaat, is dat u kunt aantonen dat de aanmaning de klant heeft bereikt — en dat is precies waar e-mail vaker misgaat dan een brief met track & trace.

Bij zakelijke klanten is dit doorgaans geen probleem: u heeft een vast contactadres, eerdere correspondentie loopt vaak al via e-mail, en een leesbevestiging of antwoordmail is bewijs genoeg. Bewaar dus altijd de verzonden e-mail zelf, inclusief bijlage en verzendtijdstip. Twijfelt u of de klant hem heeft ontvangen — bijvoorbeeld bij een bouncebericht of stilte waar u anders altijd reactie krijgt — dan is een tweede kanaal (post, of een telefonische bevestiging) een verstandige aanvulling, niet omdat de wet dat eist, maar omdat u anders bij een geschil geen sluitend bewijs heeft. Dat bewijsprobleem speelt trouwens niet alleen bij de aanmaning: ook bij de veertiendagenbrief die de wet voorschrijft telt vooral dat u kunt aantonen wanneer en hoe die is verstuurd, niet per welk kanaal.

Eén ding is met e-mail wél lastiger: de termijn. Aanmaningen bevatten een betaaltermijn, en die begint te lopen vanaf het moment dat de brief de klant redelijkerwijs heeft kunnen bereiken. Bij post is dat meestal een paar dagen na verzending; bij e-mail is dat vaak al de verzenddag zelf, tenzij er aanwijzingen zijn dat het bericht niet is aangekomen. Zorg dat uw eigen termijnberekening daarop aansluit — hoe u die telling precies aanpakt, hangt af van welke brief u stuurt en in welke fase van het traject dat past bij uw dossier u zich bevindt.

Waarom dit uit artikel 6:96 BW volgt

Artikel 6:96 lid 6 BW eist voor de aanmaning aan een zakelijke schuldenaar geen specifieke vorm; de wet spreekt over "aanmaning" of "ingebrekestelling" zonder een kanaal voor te schrijven. Dat is anders dan bij de veertiendagenbrief richting een consument, waar de wet zelf al strengere eisen aan vorm en inhoud stelt — dat verschil is precies waarom de vraag of die brief verplicht is bij een particuliere klant een ander antwoord kent dan de vraag hier.