Hoe houd ik overzicht over al mijn openstaande facturen?

Overzicht houden per factuur, niet per klant

Overzicht krijg je door per factuur drie data vast te leggen: de vervaldatum, de datum van elke brief die je verstuurt, en de datum waarop de bijbehorende termijn afloopt. Bij artikel 6:96 lid 6 BW draait alles om die veertiendagenbrief: vanaf de dag dat de klant die aanmaning ontvangt, loopt een termijn van minimaal veertien dagen waarbinnen hij zonder extra kosten kan betalen. Pas na het verstrijken daarvan mag je de incassokosten uit de staffel in rekening brengen. Wie meerdere openstaande posten heeft, moet dus niet één lijst met bedragen bijhouden, maar een lijst met momenten: welke brief is verstuurd, wanneer, en wanneer de klok voor die factuur afloopt.

In de praktijk werkt het overzicht het beste als je per factuur een status toekent: nog binnen de betalingstermijn, in de veertiendagenperiode, incassokosten verschuldigd, of dossier rijp voor vervolgstappen. Zodra een klant tijdens dat traject alsnog betaalt, moet je niet vergeten de status bij te werken en te bepalen of je dossier stopzetten na de betaling verder actie vraagt. En als een factuur al lang loopt, is het overzicht ook de plek waar je in de gaten houdt hoe lang je een onbetaalde factuur nog kunt opeisen — verjaring stopt namelijk niet automatisch omdat je brieven verstuurt.

De grondslag: artikel 6:96 BW en het Besluit vergoeding

De verplichting om eerst een aanmaning met een termijn van veertien dagen te sturen voordat er kosten mogen worden berekend, staat in artikel 6:96 lid 6 BW. De hoogte van die kosten zelf komt niet uit dat artikel, maar uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten: dat besluit geeft de staffel en het minimumbedrag waarmee je, na het verstrijken van de termijn, het verschuldigde bedrag uitrekent. Overzicht bijhouden is dus in feite het bijhouden van twee gekoppelde klokken per factuur: de klok van de wettelijke termijn, en de klok van eventuele verjaring die daarnaast blijft doorlopen.