aan wie binnen het bedrijf van mijn klant moet ik de aanmaning richten

Adresseren aan het bedrijf, niet aan een functie

Stuur de aanmaning aan de rechtspersoon zelf, op het adres uit het Handelsregister, en niet naar een specifieke persoon zoals "de directie" of "de inkoper". Artikel 6:96 BW en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten regelen wélke kosten je mag rekenen en hoe de staffel werkt, maar zeggen niets over de interne adressering bij de klant. Dat is dus geen juridische vraag met een dwingend antwoord, maar een praktische keuze die de kans op tijdige betaling beïnvloedt.

In de praktijk werkt het meestal het beste om de brief te richten aan de vennootschap ("Aan de directie van [bedrijfsnaam]") en, als je die kent, de crediteurenadministratie of financiële afdeling als aandachtspunt of kopie-adres toe te voegen. De inkoper heeft de order geplaatst, maar is vaak niet degene die de betaling vrijgeeft; die zit doorgaans bij finance of de administratie. Wie voor het eerst een aanmaning stuurt na een niet-gehonoreerde betalingsherinnering, doet er goed aan om beide contactpersonen te noemen zodat de brief niet blijft liggen bij iemand die er niets mee kan. Voor de juridische geldigheid van de aanmaning maakt dit geen verschil: relevant is dat de brief de klant bereikt, niet wie hem als eerste leest.

Geen wettelijke eis, wel relevant voor bewijs en verzuim

De wet stelt geen eis aan de interne geadresseerde bij een rechtspersoon; artikel 6:96 lid 6 BW spreekt over de "schuldenaar" als partij, niet over een functionaris binnen die partij. Wat wel telt is dat je kunt aantonen dat de aanmaning de schuldenaar heeft bereikt, want dat is relevant voor het vaststellen van het moment waarop iemand in verzuim raakt en voor de vraag of de incassokosten van de staffel uit het Besluit terecht in rekening zijn gebracht. Adresseer daarom liever te breed dan te smal, en bewaar het verzendbewijs.