kan ik meerdere onbetaalde facturen samenvoegen in één aanmaning

Meerdere facturen in één aanmaning is meestal geen probleem

Ja, dat kan. Er is geen regel in boek 6 van het Burgerlijk Wetboek die eist dat elke factuur zijn eigen brief krijgt. Wat wel telt, is dat de aanmaning per factuur duidelijk maakt: welk factuurnummer, welk bedrag, welke vervaldatum. Een verzamelbrief met een tabel van vijf openstaande facturen werkt juridisch net zo goed als vijf losse brieven, zolang de klant exact kan zien waar elk bedrag vandaan komt.

Het punt waar het wél om gaat: de facturen in die ene brief kunnen op verschillende momenten in verzuim raken. Verzuim treedt in na het verstrijken van de betalingstermijn of na een eerdere ingebrekestelling per factuur (artikel 6:82 en 6:83 BW), en dat moment ligt per factuur anders als de vervaldata uiteenlopen. Dat is wanneer je klant officieel in verzuim is — en dus ook vanaf wanneer er per factuur rente en de vergoeding van 40 euro lopen. Combineer je vijf facturen in één brief, reken dan die rente en die vergoeding per factuur apart uit, niet als één totaalbedrag over de hele stapel. Dat voorkomt discussie later, mocht het dossier bij een incassopartner of deurwaarder terechtkomen.

Waarom dit uit de verzuimregeling volgt, niet uit een vormvereiste

Boek 6, artikelen 81 tot en met 83 van het Burgerlijk Wetboek regelen wanneer een schuldenaar in verzuim raakt, en dat gebeurt per verbintenis — in dit geval per factuur, met zijn eigen vervaldatum. Er staat nergens een eis over het aantal facturen per brief; de wet kijkt naar de inhoud, niet naar de vorm. Richtlijn 2011/7/EU, de bron van de handelsrente en de vergoeding van 40 euro, werkt op dezelfde manier: het recht op rente en vergoeding ontstaat per late betaling. Wil je weten hoe zo'n verzamelbrief precies is opgebouwd qua toon en inhoud, kijk dan bij hoe je een betalingsherinnering schrijft die werkt.