Wat neem ik mee als ik de vordering uit handen geef?

De kernstukken: overeenkomst, facturen en verzuimbewijs

Je neemt de onderliggende overeenkomst of opdrachtbevestiging mee, de facturen zelf, en het bewijs dat je klant in verzuim is. Dat laatste is het scharnierpunt: op grond van artikel 6:81 tot en met 6:83 BW is verzuim er zodra de betalingstermijn is verstreken zonder dat er een geldige ingebrekestelling nodig was (bij een fatale termijn), of zodra de ingebrekestelling zelf is verstuurd en de daarin genoemde termijn is verlopen. Een incassopartner of deurwaarder wil dus niet alleen de factuur zien, maar ook de brief waarmee je hebt aangemaand of in gebreke gesteld, met verzenddatum en bij voorkeur verzendbewijs.

Daarnaast horen bij het dossier: de correspondentie met de klant (ook eventuele toezeggingen of betwistingen), een overzicht van de opgebouwde rente en kosten met de peildata erbij, en — als die is aangeboden — de voorwaarden van een eventuele betalingsregeling en of die is nagekomen. Precies welke stukken een incassopartner standaard vraagt en in welke vorm, staat uitgewerkt op de pagina over wat je moet aanleveren bij overdracht aan een incassopartner. Heb je meerdere klanten die niet betalen, dan is het de moeite waard om te kijken of je die dossiers in één keer kunt overdragen; dat wordt behandeld op de pagina over meerdere dossiers tegelijk overdragen.

Waarom verzuim het aanknopingspunt is: artikel 6:81-83 BW en de 40 euro uit de richtlijn

De reden dat verzuim zo centraal staat, is dat zowel de wettelijke rente als de incassokosten er wettelijk aan vastzitten: zonder vastgesteld verzuim is er geen aanspraak op vergoeding. Bij handelstransacties komt daar de vaste vergoeding van 40 euro uit Richtlijn 2011/7/EU bovenop, als tegemoetkoming in de invorderingskosten. Een incassopartner of deurwaarder toetst dus in de eerste plaats of dat verzuim goed is vastgelegd, voordat hij verder rekent. Hoe je die overdracht praktisch inricht, staat op de pagina over het dossier overdragen aan een deurwaarder of incassobureau.