waarom mag ik niet meteen kosten in rekening brengen bij een onbetaalde factuur

Kosten mogen pas na verzuim, niet meteen bij te laat betalen

Kosten mag u pas rekenen vanaf het moment dat uw klant in verzuim is, en dat moment valt niet automatisch samen met het verstrijken van de betalingstermijn. Bij een handelstransactie tussen bedrijven treedt verzuim volgens artikel 6:83 BW meestal in zonder dat er eerst een brief nodig is, zodra de overeengekomen of wettelijke termijn is verstreken. Toch stuurt u in de praktijk vaak eerst een herinnering of aanmaning, omdat u moet kunnen aantonen wanneer verzuim precies inging en omdat een aanmaning met een redelijke termijn (artikel 6:82 BW) het verzuim onmiskenbaar vastlegt als er geen harde datum was afgesproken.

Zonder dat vaste moment van verzuim is er ook geen grond voor de kosten zelf. De handelsrente en de vergoeding van 40 euro uit Richtlijn 2011/7/EU zijn nadeel dat pas ontstaat door de vertraging in de betaling, en dat nadeel begint te lopen vanaf verzuim, niet vanaf de factuurdatum. Rekent u kosten vóór dat moment, dan mist de vordering een wettelijke basis en kan uw klant terecht weigeren die te betalen. Wilt u precies weten in welke volgorde u herinnering, aanmaning en ingebrekestelling stuurt, dan leest u dat in dit overzicht van de te nemen stappen bij wanbetaling.

Waar dit uit volgt: artikel 6:81 tot 6:83 BW en de richtlijn

De basis staat in artikel 6:81 BW: de schuldenaar moet in verzuim zijn voordat de schuldeiser aanspraak kan maken op vergoeding van de schade die door de vertraging ontstaat. Artikel 6:83 BW bepaalt wanneer verzuim intreedt zonder ingebrekestelling, onder meer bij het verstrijken van een fatale termijn; artikel 6:82 BW regelt de ingebrekestelling voor de gevallen waarin die termijn er niet is. Richtlijn 2011/7/EU koppelt de handelsrente en de vaste vergoeding van 40 euro expliciet aan het bestaan van betalingsachterstand na het intreden van verzuim, niet aan het enkele verstrijken van de factuurtermijn. Bent u nog niet zover en wilt u eerst weten vanaf welk moment u überhaupt iets mag ondernemen tegen de onbetaalde factuur, dan vindt u dat in de uitleg over wanneer een factuur opeisbaar is.