Het traject van herinnering, aanmaning en ingebrekestelling uitgelegd
Drie brieven die vaak worden verward, met elk een eigen functie en een eigen plek in het traject.
Drie brieven, drie functies
Een herinnering is een vriendelijk signaal: de factuur staat nog open, misschien is die over het hoofd gezien. Er is geen wettelijke vorm voor voorgeschreven en er hoeft geen termijn in te staan. Een aanmaning gaat een stap verder: hierin staat een concrete betaaltermijn, vaak veertien dagen, en de aankondiging dat er incassokosten volgen als die termijn niet gehaald wordt.
De ingebrekestelling is de formele stap die volgens artikel 6:82 Burgerlijk Wetboek nodig is om iemand in verzuim te laten raken, als dat niet al automatisch gebeurt door een overeengekomen vervaldatum. Zonder verzuim geen recht op vervolgstappen zoals wettelijke rente of het starten van een gerechtelijke procedure. Wie de aanmaning en de ingebrekestelling door elkaar haalt, loopt het risico dat de aanmaning niet als formele ingebrekestelling geldt.
Waar de termijnen vandaan komen
De termijn van veertien dagen die vaak in aanmaningen staat, komt uit artikel 6:96 lid 6 Burgerlijk Wetboek en geldt specifiek bij een vordering op een consument: pas na het verstrijken van die termijn mogen incassokosten in rekening worden gebracht. Bij zakelijke debiteuren ligt dat anders; daar is geen wettelijke veertiendagentermijn voorgeschreven, maar wordt vaak wel een redelijke termijn gehanteerd.
Verzuim intreden en het recht op wettelijke rente hangen samen met artikel 6:119 en 6:119a Burgerlijk Wetboek, met een verschillende rentevoet voor consumenten en handelstransacties. Welke termijn en welk artikel van toepassing zijn, hangt dus af van wie de debiteur is en wat er in de overeenkomst is vastgelegd.
Wat er misgaat bij een verkeerde volgorde
Een veelgemaakte fout is het versturen van een aanmaning die eigenlijk een herinnering is, zonder duidelijke termijn of aankondiging van kosten. Een andere is het overslaan van de ingebrekestelling, in de veronderstelling dat een aanmaning daarvoor al voldoende was. Beide kunnen ertoe leiden dat kosten of rente later niet worden toegewezen, omdat het verzuim niet op de juiste manier is vastgesteld.
Wie erachter zit
debiteurenkast.nl is een dienst van Point2Create BV, Energieweg 1, 3133 EB Vlaardingen (KvK 63324547). Vragen kunnen naar office@debiteurenkast.nl.