mag ik al een herinnering sturen terwijl de betaaltermijn nog niet voorbij is

Nee, niet als aanmaning met kostenverhaal

Vóór het verstrijken van de betalingstermijn is er nog geen sprake van verzuim, en zonder verzuim is er niets om aan te manen. De artikelen 6:81 tot en met 6:83 BW koppelen verzuim aan het verstrijken van een termijn of aan een ingebrekestelling die zelf ook een termijn geeft. Zolang de afgesproken termijn loopt, is je klant gewoon op tijd. Een brief die dan al rente of de vergoeding van 40 euro uit Richtlijn 2011/7/EU claimt, mist dus de juridische grond daarvoor: die kosten ontstaan pas ná het intreden van verzuim, niet ervoor.

Wat wél kan: een vriendelijke herinnering zonder juridische claim, puur informatief — "uw factuur vervalt over enkele dagen." Dat is geen aanmaning in de zin van artikel 6:82 BW, maar klantenservice. Het scheelt met een echte aanmaning dat er geen rente, geen kosten en geen termijnstelling in staat die rechtsgevolgen heeft. Wil je weten in welke volgorde herinnering, aanmaning en ingebrekestelling elkaar precies opvolgen, dat schema begint dus altijd na de vervaldatum, niet ervoor. En om te bepalen wanneer die vervaldatum precies ligt, is het relevant welke betalingstermijn je op de factuur hebt gezet — die datum is het ankerpunt voor alles wat volgt.

Verzuim ontstaat pas na de termijn: 6:81-6:83 BW

Artikel 6:83 BW noemt het verstrijken van een overeengekomen fatale termijn als een van de gevallen waarin verzuim direct intreedt, zonder dat er nog een aparte ingebrekestelling nodig is. Vóór dat moment is nakoming nog niet uitgeblijven in de zin van de wet — de klant heeft simpelweg nog tijd. Richtlijn 2011/7/EU, die de basis vormt voor de handelsrente en de 40 euro vergoeding, sluit daarbij aan: die vergoedingen zijn nadrukkelijk compensatie voor betalingsachterstand, en achterstand veronderstelt per definitie dat de termijn al voorbij is.