hoe reken ik de incassokosten uit volgens de wettelijke staffel

Staffel is een percentage per schijf van de hoofdsom

Bij zakelijke transacties is de staffel niet wettelijk vastgelegd in een percentagetabel zoals bij consumenten (het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten geldt daar); tussen bedrijven geldt in plaats daarvan de vrijheid om vooraf iets af te spreken, en bij gebreke daarvan de vergoeding van 40 euro als minimum uit Richtlijn 2011/7/EU. Veel platforms en incassobureaus rekenen desondanks met de consumentenstaffel als redelijke richtlijn, omdat rechters die vaak ook toepassen op b2b-dossiers zonder afwijkend beding. Concreet betekent dat: een percentage over de eerste schijf van de hoofdsom, een lager percentage over de volgende schijf, aflopend naarmate het bedrag hoger wordt, met een minimum van 40 euro.

Belangrijk is dat de staffel wordt toegepast op de hoofdsom op de peildatum, niet op hoofdsom plus rente. Bij een deelbetaling verandert de grondslag waarover je rekent, en dat werkt door in de uitkomst — als de klant een deel betaalt, verschuift dan de peildatum voor de rente gaat daar verder op in. Heb je meerdere openstaande facturen bij dezelfde klant, dan is de vraag of je per factuur rekent of over het totaal: dat bepaalt welke schijf van de staffel je raakt, zie moet ik de incassokosten per factuur berekenen of over het totale bedrag bij deze klant.

Grondslag: artikel 6:96 lid 2 sub c BW en de richtlijn

De bevoegdheid om kosten in rekening te brengen volgt uit het verzuim van de schuldenaar (artikelen 6:81 tot en met 6:83 Burgerlijk Wetboek Boek 6), en de vergoeding zelf — bij handelstransacties minimaal 40 euro — komt uit Richtlijn 2011/7/EU. Wil je die vergoeding daadwerkelijk in rekening brengen, dan is de voorwaarde dat het verzuim er al is; volgorde en voorwaarden daarvan staan uitgewerkt in wanneer mag ik de vergoeding van veertig euro in rekening brengen. Losstaand van de kosten loopt de handelsrente, met een eigen berekening die in hoeveel handelsrente mag ik een zakelijke klant rekenen staat beschreven.