hoe geef ik mijn opgebouwde dossier door aan een deurwaarder of incassobureau

Overdracht is vooral een kwestie van dossier op orde

Je draagt het dossier over door alles wat je hebt opgebouwd in één keer aan te leveren: de factu(u)r(en), de verzonden brieven met verzenddata, en het bewijs dat de veertiendagenbrief van artikel 6:96 lid 6 BW daadwerkelijk is verstuurd voordat je incassokosten in rekening bracht. De deurwaarder of het incassobureau kijkt eerst of die volgorde klopt, want zonder correcte veertiendagenbrief zijn de incassokosten niet verschuldigd en moet dat bij overdracht alsnog rechtgezet worden. Een overzicht per factuur — datum, bedrag, vervaldatum, verzonden brieven — bespaart de ontvangende partij een reconstructie die anders uit losse e-mails moet komen.

Wat je precies aanlevert, hangt af van of je naar een incassobureau gaat of naar een deurwaarder; de eisen aan bewijsstukken lopen daar iets uiteen, en dat verschil staat uitgewerkt in de stukken die nodig zijn voor overdracht aan een incassobureau. Belangrijk is ook dat je pas overdraagt als het traject dat jij hebt doorlopen ook echt compleet is — een aanmaning die nog binnen zijn termijn loopt, geeft de ontvangende partij weinig houvast. Wanneer een dossier "compleet genoeg" is om over te dragen, staat beschreven in het overzicht van wanneer een traject compleet is.

Waarom de veertiendagenbrief de kern van het dossier is

De wettelijke basis hiervoor is artikel 6:96 lid 6 van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek: incassokosten zijn pas verschuldigd als de schuldenaar na het verstrijken van de betalingstermijn eerst een aanmaning heeft gekregen met een termijn van veertien dagen om alsnog te betalen, waarin ook de gevolgen van niet-betalen zijn vermeld. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten bepaalt vervolgens hoeveel die kosten mogen zijn via de staffel. Een deurwaarder of incassobureau die het dossier overneemt, moet kunnen aantonen dat aan die eis is voldaan; ontbreekt dat bewijs, dan is dat het eerste wat alsnog rechtgezet moet worden voordat er verder gegaan wordt.