mijn klant heeft meerdere facturen open staan, moet ik dat apart behandelen

Elke factuur heeft zijn eigen klok en eigen kosten

Ja, apart behandelen is de hoofdregel. Elke factuur is een losse vordering, met een eigen vervaldatum, een eigen veertiendagenbrief en een eigen berekening van de incassokosten op basis van de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Je kunt niet drie facturen optellen en daarover één keer veertien dagen geven — de wet rekent per vordering, en de rechter (als het zover komt) toetst ook per vordering.

Dat betekent niet dat je drie keer apart moet gaan zitten schrijven. Praktisch is het gangbaar om één brief te sturen met een overzicht van alle openstaande facturen, zolang die brief voor elke factuur apart het bedrag, de vervaldatum en de veertiendagentermijn benoemt. Zo blijft het administratief overzichtelijk voor jou, maar blijft de juridische basis per factuur kloppen. Let wel op als je klant een deel van het totaal betaalt: dan moet je weten welke factuur daarmee is afgelost, want dat verandert per vordering wat er nog open staat en of de klok daarop nog doorloopt — dat is precies waar het gedeeltelijk betalen een eigen vraag wordt. Heb je bovendien meerdere klanten die niet betalen, dan is het verstandig om per klant en per factuur een eigen dossier met een eigen termijn bij te houden, zoals ook toegelicht bij meerdere klanten tegelijk in gebreke stellen.

Waarom dit uit artikel 6:96 BW volgt

Artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6 koppelt de vergoeding voor incassokosten aan "de vordering" — enkelvoud, niet aan de klant als geheel. De staffel in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten werkt met percentages over de hoofdsom van elke afzonderlijke vordering, met een minimumbedrag per vordering. Omdat de wet op vorderingniveau rekent, moet ook de veertiendagenbrief en de termijnbewaking op vorderingniveau gebeuren, ook als je ze in één brief aan de klant verstuurt.